14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan "İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ" ile bazı ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunlu hale getirilmiş, belirli şirketler için ise ihtiyari olarak uygulanabilmesi düzenlenmiştir.
Tebliğ, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini kapsamaktadır.
Bu defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunlu olan şirketler ise aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:
1- 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren yeni kurulan şirketler,
2- Sermaye artırımı veya kuruluş iznine tabi anonim şirketler,
3- Zorunlu elektronik defter tutmaya tabi olmayan şirketler de isteğe bağlı olarak elektronik defter sistemine geçebilir. Ancak bir kez elektronik sisteme geçen şirketler, tekrar fiziki deftere dönüş yapamaz.
Şirketler Açısından Önemli Hususlar
- Elektronik ortamda tutulmaya başlanan defterler fiziki ortama geri döndürülemez.
- Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı gerekmeyecektir.
- Şirketler, elektronik defter sistemine geçiş yapmaları halinde tamamını elektronik ortamda tutmak zorundadır.
- Sistem üzerinden tutulan defterler, Ticaret Bakanlığı’nın bilgi sisteminde muhafaza edilecek ve şirketler yalnızca yetkilendirilmiş kişiler aracılığıyla bu kayıtlara erişim sağlayabilecektir.
- Yönetim kurulu ve genel kurul kararları ile ilgili işlemler elektronik ortamda gerçekleştirilebilecektir.
- Zorunlu olarak elektronik defter sistemine dahil olacak şirketlerin, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde, Tebliğ’in ekinde belirtilen formata uygun bir karar alarak noter onayına sunmaları gerekmektedir. Noter, fiziki defterin kapanışına dair onayı verirken, bu işlemin elektronik deftere geçiş amacıyla yapıldığını şerh olarak düşecektir.
- İhtiyari geçiş yapmak isteyen şirketler de aynı prosedürü takip etmelidir. Eğer hesap dönemi içinde geçiş tamamlanmazsa, sonraki dönem için yeniden karar alınması gerekecektir.
Tebliğ ile birlikte şirketlerin kurumsal yönetim süreçlerinde dijitalleşmeye yönelik önemli bir adım atılmış ve ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması konusunda mevzuat netleştirilmiştir. Şirketlerin bu yeni düzenlemeye geçiş süreçlerini dikkatle planlamaları ve teknik altyapılarını uyumlu hale getirmeleri önem taşımaktadır.