Spor Kulüpleri Tarafından Tutulacak Defter ve Kayıtlar Hakkında Yönetmelik (‘’Yönetmelik’’), 07.09.2022 tarihli 31946 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yönetmelik kapsamına giren spor kulüpleri ve üst kuruluşlar tarafından tutulacak olan defter, kayıt ve belgelere ilişkin oldukça detaylı düzenlemeler getirmiştir. İşbu bilgi notuyla ilgili Yönetmeliğin önemli noktaları ele alınacaktır.
Yönetmeliğin amacı , spor kulüpleri ve üst kuruluşlar tarafından tutulacak defter ve kayıtlara ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Bu bağlamda spor klubü; Bakanlık ve spor federasyonlarının faaliyetlerine katılmak amacıyla Bakanlığa tescilini yaptıran özel hukuk tüzel kişilerini, üst kuruluş ise spor kulüplerinin ve spor anonim şirketlerinin oluşturduğu tüzel kişiliği bulunan federasyonları ve bu federasyonların oluşturduğu konfederasyonlarını ifade etmektedir.
Yönetmelik hükümleri, spor kulüpleri esas alınarak düzenlenmişse de Yönetmeliğin 25.maddesinde bu hükümlerin üst kuruluşlara da kıyasen uygulanacağı belirtilmiştir. Bu kişilere üçüncü kişi uzmanlarca, makul bir süre içinde yapılacak bir incelemede açık bir şekilde iktisadi ve mali durumlarını, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koyacak defterler tutmak mecburiyeti getirilmiştir.
• Spor kulüpleri, işletme hesabı veya bilanço esasına göre defter tutacaktır. Ancak, bünyesinde ticari işletme, iştirak, bağlı ortaklık veya spor anonim şirketi bulunduran ve/veya kamu yararına çalışma statüsü bulunan spor kulüplerinin bilanço esasına göre defter tutmaları zorunlu tutulmuştur. Aynı zamanda böyle spor kulüplerinin spor faaliyetleri ile ilgili her türlü gelir ve giderleri konsolide finansal tablolarda raporlanacaktır. Bilanço esasına göre tutulacak defterler; karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri, yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri şeklindeyken işletme esasına göre tutulacak defterler; karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri, işletme hesabı defteri, demirbaş defteri ve borç alacak defteri olarak sayılmıştır. Bilanço esasına göre kayıt tutan spor kulüpleri ayrıca finansal tablolar hazırlamakla yükümlü tutulmuştur. İşletme esasına göre kayıt tutanlar da gelir ve gider işlemlerini tasnif etmek amacıyla başta işletme hesabı defteri olmak üzere diğer defter ve kayıtlarıyla uyumlu şekilde yılsonlarında (31 Aralık) İşletme Hesabı Tablosu düzenleyecektir.
• Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemeyecek ve değiştirilemeyecektir. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değişiklikler yapılamayacak; karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamayacak ve atlanamayacaktır. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamayacak; tasdikli form veya sürekli form yapraklarının sırası bozulamayacak ve bunlar yırtılamayacaktır.
• Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe bir şekilde eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak tutulacaktır. İşlemler, kural olarak defterlere günlük olarak kaydedilecektir. Yöetmelik’in 9. maddesinde bu duruma iki istisna getirilmiştir:
o On günden fazla geciktirilmemek üzere; işlemlerin, işin hacmine ve gerekliliklerine uygun olarak muhasebe düzeni ve güvenliğini bozmayacak bir süre içinde kaydedilmesi şarttır.
o Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan belgelere dayanarak tutan spor kulüplerinde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi de deftere işlenmesi hükmünde olacaktır. Ancak bu kayıtlar, işlemlerin esas defterlere kırk beş
günden daha geç intikal ettirilmesine imkân vermeyecektir. Spor kulübü defterlerinin denetim amacıyla istenmesi halinde ise, kırk beş günlük sürenin dolması beklenmeden kayıtların işlenmesi zorunlu tutulmuştur.
• Spor kulüpleri bu Yönetmelikte geçen ticari defterlerini, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili hükümlerine göre tasdik ettireceklerdir. Elektronik ortamda tutulacak defterler hariç olmak üzere, Yönetmelikte yazılı diğer defterler ise kullanılmaya başlanmadan önce il müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilecektir. Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilecek ve defterlerin ara tasdiki yapılmayacaktır.
• Spor kulüplerinin gelirleri, alındı belgesi ile tahsil edilir. Alındı belgelerinin; biçimi, bastırılması ve kontrolü, saklanması ve kullanımı hususları Yönetmeliğin 18-21. maddeleri arasında detaylı olarak düzenlenmiştir. Spor kulübü giderleri ise fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılacaktır.
• Karar ve üye kayıt defterleri, ödüller, beratlar, madalya bilgileri ve benzeri devamlı niteliği haiz kayıtları devamlı surette; spor kulüpleri tarafından tutulması ve saklanması zorunlu olan hesap ve belgeler, özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, diğer kayıt ve belgeler ise kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak on yıl süreyle saklanacaktır. Yönetmelikte ilgili defter ve belgelere verilen önemden ötürü, spor klübü yöneticilerine bunların korunmasına ve zarar görmesi halinde yapılacaklara ilişkin bazı özel sorumluluklar yüklenmiştir.
• Spor kulübü adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler, yetki süresi de belirtilmek suretiyle yönetim kurulu kararı ile seçilecektir. Yetki belgelerinin süresi yönetim kurulu tarafından en çok yönetim kurulu görev süresi ile sınırlanmıştır. Yetki belgesinin süresinin bitmesi veya adına yetki belgesi düzenlenen kişinin görevinden ayrılması, ölümü, işine veya bu görevine son verilmesi, spor kulübünün kendiliğinden sona erdiğinin tespit edilmesi veya feshedilmesi gibi hallerde, verilmiş olan yetki belgeleri spor kulübü yönetim kuruluna bir hafta içinde teslim edilecektir. Gelir toplama yetkisi yönetim kurulu kararı ile her zaman iptal edilebilecektir.
• Spor kulübü adına gelir tahsil etmekle yetkili olan kişiler, tahsil ettikleri parayı on beş iş günü içerisinde spor kulübünün banka hesabına yatıracaklardır. Tahsil edilen para 213 sayılı Kanunun ilgili hükümleri uyarınca bankalar ile finansal kuruluşlar veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi aracılığıyla yapılması zorunlu ödeme tutarının üstündeyse, en geç iki iş günü içinde spor kulübünün banka hesabına yatırılacaktır. Spor kulübünün kasasında bulundurulabilecek para miktarı ise ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak yönetim kurulunca belirlenecektir.
28 madde ve daha ziyade tutulması gereken unsurların biçimsel özelliklerini gösteren 7 ekten oluşan bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girmiştir. Ancak getirilen bir geçiş hükmüyle, Yönetmeliğin yürürlüğe girmesine önce önce spor kulüpleri tarafından kullanılan tasdike tabi defter, kayıt ve belgelerin kalan sayfaları bitinceye kadar kullanılmaya devam edilebileceği düzenlenmiştir.
Yönetmeliğin tam metnine bu linkten ulaşabilirsiniz.